POLÍTICAS DE TRATAMIENTO PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias, ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos, adopta las siguientes políticas encaminadas a garantizar su protección.

2. PRINCIPIOS

El tratamiento de las bases de datos atenderá los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581, que son:
a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de las bases de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen y complementen.
b) Principio de finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular en todos los casos.
c) Principio de libertad: el tratamiento solo será ejercido cuando se cuente con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones previstas en la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular o por las personas que la Ley prevea expresamente, cuando haya lugar a ello.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
g) Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sea necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, salvo aquellos que tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos
personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley de Protección de Datos Personales.
c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
e) Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución, la Ley y demás normas que adicionen, modifiquen o complementen el régimen de protección de datos personales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

4. DEBERES DE ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

a) Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Cuando sea del caso, garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
i) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
j) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

5. AUTORIZACIONES: El tratamiento de datos personales realizados por ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de dichos datos, salvo que los datos sean públicos.
Por lo anterior,  ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, dispondrá de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizándoles, en todo caso, que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización podrá darse verbalmente o por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta.
En cualquier caso, la autorización debe ser dada por el Titular y en esta se debe poder verificar que este conoce y acepta que ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS recoja y utilice la información para los fines que se le indicarán de manera previa al otorgamiento de la autorización.
La autorización solicitada por ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS deberá incluir:
1. Responsable del Tratamiento.
2. Datos que se recopilan.
3. Finalidad del tratamiento de los datos.
4. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.
5. Se debe indicar si los datos que se pretende recopilar son datos sensibles y en este caso indicar expresamente al titular que no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.
No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de los siguientes datos personales:
1. Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2. Datos relativos al estado civil de las personas.
3. Datos referidos a la profesión u oficio.
4. Datos sobre la calidad de comerciante o servidor público.

6. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMACIONES

a) Área encargada La Gerencia será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y revocar la autorización.
La persona responsable del tratamiento de datos personales en  ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS es Luis Carlos Sanchez, gerente.
b) Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos. En todo momento, el titular de los datos podrá recurrir al área arriba mencionada con el fin de ejercer sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización del uso de sus datos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Para lo anterior, podrá comunicarse directamente con el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos, enviando su solicitud por escrito1 al correo electrónico:
info@aldeainformatica.com.co Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:
a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
La solicitud deberá incluir los siguientes datos:
Nombres y apellidos.
Tipo de documento.
Número de documento.
Teléfono.
Correo electrónico.
País.
Asunto.
Para la atención de las solicitudes presentadas por los titulares o personas legitimadas, el término será de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días< hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

7. TRATAMIENTO, FINALIDAD Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Con el fin de otorgar una mayor seguridad frente a la prevención de eventuales fraudes. Las bases de datos actualmente sujetas a tratamiento por parte de la ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS son Afiliados, Clientes, Comités y Grupos de Trabajo, Funcionarios de ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS, Integrantes ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS Del Futuro, Eventos y Vinculaciones Comerciales. Los datos de los titulares que reposan en las bases de datos serán utilizados únicamente para Los fines siguientes:
Informar sobre eventos y otras actividades.
Enviar las comunicaciones indicadas sobre publicidad de articulos.
Realizar la encuesta de opinión y las otras que sean necesarias o convenientes
para la debida gestión de los intereses de los afiliados
Evaluar la calidad de los servicios brindados.
Atender quejas y reclamaciones.
El tratamiento de los datos será asignado a unos funcionarios específicos, de acuerdo con la dependencia a cuyo cargo está la base de datos.
Los datos serán conservados por un período acorde con la finalidad.

8. MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES
De implementarse cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, dicho cambio será comunicado previa, eficiente y oportunamente a los titulares de los datos personales. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se obtendrá una nueva autorización por parte del titular.

9. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Nombre: ALDEA INFORMATICA Y SUMINISTROS SAS
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Calle 76 # 104  15
Correo electrónico: info@aldeainformatica.com.co
Teléfono: 3108656576